Viisime Loovuskohvikuga läbi koolituspäeva “Creativity Workout: loov koosolekute juhtimine.” Osalejateks olid särasilmseted inimesed, keda töö ja tegemised viivad sageli koosoleku juhi rolli. Päev oli täis loovust ja loomist ning jagame Sullegi mõned ideed ja soovitused koosolekute juhtimiseks.
Edukate koosolekute eelduseks on põhjalik planeerimine ja eeltöö ning sisuks avatud, loominguline ja toetav õhkkond koosoleku ajal.
“Koosolekud peaksid olema sündmused, mille toimumise protsess on koosoleku juhi kindla kontrolli all ja mille sisulised otsused valmivad kõikide osalejate loomingulise sünergia tulemusel.”
Mida teha selleks, et anda oma parim koosolekute edukaks elluviimiseks?
Ole valmistunud – valmista ette koosoleku kava ja meetodid (vali erinevaid meetodeid, et kõik osalejad aktiivselt kaasata); kutsu koosolekule ainult need, kelle kohalolek on tõesti vajalik; saada osalejatele vajalik eelinfo ja vajadusel eelhäälestavad küsimused/harjutused.
*Näiteks võid nädal enne koosolekut hoida organisatsioonis avatuna ideepostkasti, kuhu koosolekuga seonduvaid mõtteid/teemasid saab postitada või pane suur poster seinale, kuhu ideid üles märkida või kasuta mõnda head virtuaalset lahendust.
Võta teadlikult JUHI roll – too välja selge eesmärk ja koosoleku põhjus; jälgi teemas ja ajakavas püsimist; loo võimalus igal osalejal panustada; tee kokkuvõtteid; sõnasta selgelt otsuseid. Julgusta arutelusid ja koostööd.
Ole täpne – ole ise alati õigel ajal kohal (soovitavalt varem, et ruum ette valmistada). Pea kinni ajakavast ja lõpeta koosolek pigem veidi varem kui hiljem.
Ole positiivne ja ergas – püüa näha positiivset kogu koosoleku käigus, ära koonda oma tähelepanu negatiivse otsimisele. Loo oma eeskujuga grupis avatuse ja üksteise toetamise kliima.
Kuula – ära valmista teiste kõnelemise ajal ette oma järgmist sõnavõttu, vaid tõesti kuula ja ole oma tähelepanuga kohal.
Võta aktiivselt osa – ole ise oma aktiivsuse, huvi ja motiveeritusega eeskujuks. Olles ise entusiastlik teema osas, nakatad ka teisi. Häälesta end lahenduste leidmisele!
Ole avatud ja paindlik – mängi võimalustega, julgusta uusi avastusi, vürtsita huumori ja elurõõmuga kogu tööprotsessi!
Paar näidet Sulle ka hõrgutavatest loovate koosolekute retseptidest, mida koolitusel osalejad kirja panid:
# 1 Loova koosoleku retsept
Koostisained:
- Kõikehõlmav motivatsiooni sädelusega kutse.
- Eesmärgipärane eesmärk.
- Õhurikas ja särisev keskkond.
- Sõprussidemeid loov tutvumine.
- Nõelteravad meetodid.
- Vettpidavad tehnikad.
- Paikapidavad kokkulepped.
- Raudbetoonist tegevusplaan.
Valmistamine:
Võta kopatäis kõikehõlmavat mõtivatsiooni ja hauta sellega sädelevat kutset vähemalt tund aega.
Järelejäänud hautisest nopi välja eesmärgipärased eesmärgid, mis aseta õhurikkasse ja särisevasse keskkonda ning garneeri sõprussidemeid loovate tutvumisharjutustega.
Juurde paku nõelteravaid meetodeid vettpidavate tehnikatega. Õhtu lõpetuseks on paikapidavad kokkulepped, mis allkirjastatakse raudbetoonist tegevuskavaga.
# 2 Loova koosoleku retsept
- 1 nädal ette kutserosin rummi sisse likku panna;
- Eelmisel päeval varu vajalikud tööriistad ja materjal kööki valmis;
- Pane ahi sooja.
- 200 g tervitust, tutvumist
- 1 l grupireegleid
- noaotsaga allkirjastamist
- 1 suur maheprobleem
- õrnalt kloppida vahule, lisada veidike nalja (Kergitamiseks).
- Valmista ette vorm (määrida).
- Täidiseks tohutus koguses ideid (maitse järgi).
- Ruttu ahju (mitmeks tunniks).
- Kui isuäratavat lõhna juba vastupandamatult palju tuleb, võtta ahjust välja.
- Tervitada hea tujuga. Konsensuse alusel valida parim tükk (kus enim rosinaid).
- Lõpus kõik tänavad ja kiidavad pagareid.
Bon appetit!
